Il futuro è un progetto partecipato: l’esperienza del sistema bibliotecario CUBI

Il processo di unificazione in CUBI dei sistemi bibliotecari Milano-Est e del Vimercatese ha preso avvio nel 2014 con la decisione di costituire un’area di collaborazione per fronteggiare le difficoltà economiche effetto della contrazione dei contributi regionali e provinciali.

Nel 2015 una convenzione dà vita a CUBI: il catalogo di opere a disposizione dei cittadini raddoppia e supera il milione di volumi, l’accesso ai servizi bibliotecari viene potenziato, servizi tecnici di supporto alle biblioteche ottimizzati e viene attivato uno staff di gestione del centro-servizi CUBI. Tra il 2016 e il 2017 l’infrastruttura tecnica e organizzativa viene aggiornata e uniformata, mentre i bilanci dei due sistemi bibliotecari vengono riportati in equilibrio grazie a economie di scala. Nei primi mesi 2018 i Comuni della rete CUBI avviano il processo di unificazione amministrativa dei due sistemi bibliotecari: il percorso prevede la costruzione condivisa di un piano strategico per il quinquennio 2020-2024 e l’identificazione della forma amministrativa di gestione unitaria entro il 2019.

Nel 2019 nelle biblioteche di CUBI lavorano circa 180 operatori (di ruolo o a contratto o come dipendenti di cooperative cui è stato esternalizzato il servizio), sono presenti 50 operatori del servizio civile nazionale e diverse decine di volontari. Nello staff del centro servizi di CUBI sono impegnati sette operatori per complessivi 5,5 equivalenti tempi pieni. L’infrastruttura tecnologica del sistema è composta da settanta linee­ dati (dislocate presso altrettante biblioteche), un data­center in cloud e circa cinquecento postazioni di lavoro e per la navigazione internet degli utenti. Sei giorni su sette è attivo un servizio di help­desk per complessive quarantacinque ore settimanali.

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Il piano strategico per CUBI

Il processo di unificazione amministrativa dei due sistemi bibliotecari prevede la costruzione condivisa di un piano strategico per il quinquennio 2020-2024. Avviato nel giugno 2018, il piano strategico per CUBI sarà l’esito di un percorso partecipato che si concluderà nel febbraio 2020 con la stesura del documento strategico quinquennale che verrà presentato in un convegno ad hoc. Il documento ridisegnerà le finalità, il modello e l’offerta dei servizi bibliotecari e culturali delle biblioteche dell’area di cooperazione CUBI; definirà le linee di sviluppo, le priorità operative; articolerà servizi e attività; consentirà di concordare le metodologie di coinvolgimento e di progettazione da utilizzare, i metodi di lavoro comuni e le linee di collaborazione fra le biblioteche. Il piano strategico delineerà anche la proposta di forma giuridica per la gestione unitaria dei sistemi bibliotecari del vimercatese e del melzese, che già oggi si raccordano e collaborano attraverso CUBI. Tra le ipotesi da considerare si segnalano la convenzione, l’azienda speciale consortile, la fondazione di partecipazione. La proposta di forma giuridica sarà opportunamente motivata da un report tecnico.

Per costruire il piano strategico è stato avviato un percorso che coinvolge i referenti politici (sindaci e assessori alla cultura) e i referenti tecnici (responsabili di servizio e operatori delle biblioteche) delle amministrazioni comunali aderenti al Sistema Bibliotecario Milano-Est e al Sistema Bibliotecario Vimercatese che costituiscono CUBI. Il processo coinvolge anche cittadini e fruitori dei servizi, associazioni, volontari, altri operatori di servizi pubblici o privati attivi nell’ambito culturale, sociale, educativo e di consumo del tempo libero, interessati a sviluppare partnership con la rete delle biblioteche pubbliche del territorio. Si tratta di un  percorso aperto, modulato per dare voce alla varietà di competenze e di interessi.

La costruzione del piano strategico di CUBI si sviluppa come sequenza di passaggi partecipativi (rappresentati nella figura 1), calibrati per favorire l’apporto dei diversi soggetti interessati (o interessabili) nel processo di messa a fuoco del ruolo delle biblioteche nelle comunità locali, della loro capacità di dare risposte ai problemi della società nei differenti contesti di azione. Il programma di lavoro per formulare il piano di sviluppo strategico di CUBI è stato discusso e approvato nel 2018 dalla conferenza dei sindaci dei Comuni che promuovono CUBI e si articola nei passaggi che sinteticamente illustriamo di seguito.

La prima fase del percorso ha previsto di realizzare un check-up complessivo attraverso una ricerca conoscitiva con diversi focus specifici. Il primo focus ha l’obiettivo di rendere disponibili informazioni sul contesto socio-demografico del territorio su cui insiste CUBI. Il secondo focus mira ad aggiornare la mappatura delle biblioteche (organizzazione, servizi, attività offerte, dotazioni tecnologiche, risorse economiche). Il terzo focus intende analizzare i profili professionali e formulare un quadro delle competenze richieste agli operatori impegnati nelle biblioteche e nel centro­-servizi di CUBI. Il quarto focus ha esaminato le condizioni architettoniche e l’adeguatezza di otto sedi campione per individuare i principali limiti strutturali ed elaborare una check-list per procedere ad ulteriori sopralluoghi in vista di riqualificazioni architettoniche (più impegnative sotto il profilo degli investimenti) e rimodulazioni spaziali (molto meno costose). Il quinto focus riguarda l’approfondimento giuridico sulle forme di gestione utilizzabili per unificare amministrativamente i due sistemi bibliotecari (SBME e SBV), che oggi operano congiuntamente attraverso una convenzione, individuando lasoluzione praticabile.

La seconda fase del percorso ha coinvolto il personale delle biblioteche in attività di formazione e aggiornamento. Sono state affrontate l’analisi di posizionamento e l’ideazione di modelli di offerta culturale nei servizi bibliotecari, anche attraverso una panoramica di pratiche di riferimento a livello internazionale; la costruzione di partnership territoriali e alleanze con professionisti di altri ambiti disciplinari e istituzionali; la misurazione della sostenibilità organizzativa ed economica delle innovazioni ipotizzate; i principi guida per la progettazione (o rivisitazione) architettonica degli spazi per servizi bibliotecari e culturali innovativi; lo sviluppo di competenze specifiche del personale necessarie per sviluppare politiche culturali e biblioteconomiche; lo sviluppo di competenze digitali.

La terza fase relativa alla progettazione partecipata del piano strategico per CUBI ha coinvolto gli operatori delle biblioteche e si è sviluppata attraverso quattro incontri con un gruppo di approfondimento e tre laboratori progettuali aperti a tutti i bibliotecari delle biblioteche di CUBI.

Costituito dai coordinatori dei sistemi bibliotecari SBV e SBME e da alcuni bibliotecari di CUBI, il gruppo di approfondimento è stato aperto all’apporto di bibliotecari di altri sistemi. Nei quattro incontri il gruppo di approfondimento ha raccolto le idee, ha discusso e ha approfondito contesti e scenari, cambiamenti praticabili, impegni operativi; infine – dopo la realizzazione del ciclo dei tre laboratori progettuali – il gruppo di approfondimento ha sistematizzato gli esiti del lavoro in un canvas (indice visuale) per lavorare allo sviluppo del piano strategico.

Oltre al ciclo di laboratori di approfondimento, nel corso della primavera 2019 sono stati proposti a tutti gli operatori delle biblioteche CUBI, ai giovani in servizio civile, al personale di supporto, tre workshop progettuali a cui hanno partecipato più di ottanta operatori. I workshop progettuali si sono configurati come veri e propri eventi di progettazione partecipata (con alternanza di momenti di lavoro in sottogruppi e momenti di restituzione e confronto in plenaria) attraverso i quali si sono sviluppati in modo più articolato alcuni spunti operativi tematizzati nel corso degli incontri formativi.

Come rappresentare ampiezza, specificità e intrecci che investono il piano strategico che CUBI sta definendo? Come rendere esplicite le questioni da approfondire, che richiedono confronti e riflessioni da parte degli attori coinvolti? Nel corso del percorso partecipato – con il gruppo di approfondimento e attraverso i tre workshop progettuali è stato messo a punto un canvas, una mappa o indice visuale che riassume le questioni fondamentali da affrontare. Il canvas si presenta come un manifesto in grado comunicare in modo fruibile e sintetico le domande a cui rispondere attraverso la progettazione partecipata rendendo visibili i contenuti da sviluppare nel piano strategico finale. Il canvas è uno strumento per facilitare il coinvolgimento nel processo complesso e articolato di progettazione del piano strategico di CUBI degli amministratori, dei responsabili comunali interessati, dei fruitori e di altri interlocutori che verranno invitati a dare il loro apporto.

Dall’autunno sono previste ulteriori fasi di co-progettazione partecipata che prevedono il coinvolgimento di amministratori e tecnici comunali, di cittadini e fruitori dei servizi delle biblioteche e – dopo aver predisposto il piano strategico – un convegno di presentazione e discussione della proposta emersa dal tracciato di coinvolgimento che abbiamo illustrato.

Il canvas, la mappa concettuale che illustra le questioni significative per elaborare il piano strategico, sarà la base per coinvolgere nel processo di co-progettazione gli amministratori e i tecnici dei Comuni dell’area CUBI interessati al consolidamento del sistema. Insieme alla documentazione raccolta in un rapporto di ricerca intermedio, il canvas CUBI costituirà uno strumento di confronto per facilitare un ciclo di attività programmate per l’autunno 2019, segnatamente incontri di progettazione e visite studio.

Ad ottobre 2019, sindaci e assessori alla cultura, dirigenti comunali dei settori interessanti e responsabili delle biblioteche verranno invitati a ragionare sui contenuti del piano strategico in momenti di lavoro dedicati, con l’obiettivo di favorire l’emersione di proposte e linee di azione che contribuiscano a rendere il piano rispondente alle domande dei territori.

Le visite studio programmate per l’autunno 2019 mirano a coinvolgere amministratori, dirigenti e responsabili degli uffici cultura e delle biblioteche di CUBI in sopralluoghi conoscitivi per approfondire dal vivo alcune esperienze italiane e straniere più innovative in ambito biblioteconomico. Sono programmate una visita al Multiplo di Cavriago (Reggio Emilia) e una visita ad alcune biblioteche di piccole città danesi e al DOKK1 di Aarhus.

Il percorso di costruzione del piano strategico di CUBI prevede anche un ciclo di incontri aperti a cittadini e rappresentanti di organizzazioni sociali, culturali, ricreative, interessati a confrontarsi e a portare contributi sullo sviluppo delle biblioteche. La fase consentirà di coinvolgere cittadini e portatori di interesse nel percorso di co-progettazione, sottoponendo loro, attraverso il canvas, idee e ipotesi progettuali in corso di elaborazione per raccogliere suggerimenti e proposte e per sottolineare criticità.

Il percorso di co-progettazione si concluderà con l’elaborazione del Piano strategico, documento che illustrerà il programma quinquennale di CUBI, ridisegnando – come già detto – le finalità, il modello e l’offerta, le priorità operative, i servizi e le attività, i metodi di lavoro comuni e le linee di collaborazione fra le biblioteche, delineando nel contempo la forma giuridica per la gestione unitaria.

Il lavoro di costruzione condivisa del piano strategico per CUBI si concluderà con un convegno – previsto per febbraio 2020 – per presentare linee di indirizzo e proposta di piano strategico e discuterne con autorevoli interlocutori, raccogliere indicazioni e osservazioni in vista delle necessarie formalizzazioni del documento di piano e dell’assetto amministrativo unitario.

Qual è l’orizzonte di senso di un percorso partecipato di ri-progettazione di un sistema bibliotecario territoriale che voglia guardare in modo propositivo e innovativo al futuro di un territorio vasto, ricco di storia e di esperienze, accomunato da una maglia fitta di attività economiche e da propensioni di sviluppo comuni, connesso da vie di comunicazioni portanti, con un patrimonio agricolo e ambientale da tutelare e valorizzare? Oggi le 57 amministrazioni comunali del territorio che si estende ad Est di Milano e Monza, che va da Trezzo sull’Adda (a Nord), a Vimercate, a Gorgonzola, a Melzo, a Segrate per arrivare a Pioltello e a Melegnano (a Sud) – per citare i comuni di maggiori dimensioni –  possono rilanciare un accordo strategico per disporre di un sistema unitario in grado di promuovere un welfare socio-culturale diffuso da far crescere secondo linee esplicite e condivise.

Le biblioteche sono o possono diventare piattaforme locali di informazione e conoscenza, luoghi di accesso alle opportunità culturali, ambienti di socializzazione e svago, di formazione continua per orientarsi nella infosfera e recuperare il divario digitale, spazi di studio e opportunità di lavoro agile. Le biblioteche – e con maggiore propositività i sistemi bibliotecari che le raccordano – possono co-promuovere le politiche di welfare per le comunità e i territori in cui esplicano la loro azione. Inoltre i sistemi bibliotecari, nella loro funzione di raccordo, possono sperimentare forme di welfare complementare rivolte al personale impiegato ed essere partner di aziende interessate a potenziare la loro offerta di servizi di welfare aziendale.

In definitiva le biblioteche sono e possono essere un importante spazio di sviluppo del welfare territoriale, del quale possono essere co-promotrici in diversimodi: partecipando alla costruzione delle politiche locali, animando e partecipando a partnership cross-settoriali, assumendo un ruolo attivo come istituzioni che leggono contesti e scenari, realizzano servizi e apprendono dall’operatività che propongono e partecipano alla costruzione di alleanze di rigenerazione territoriale, politiche per il welfare e di sviluppo locale.

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