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Lavoro agile: le coordinate normative essenziali
Continuano le nostre riflessioni sullo smart working e sulle sue modalità di implementazione. In questo articolo approfondiamo gli aspetti normativi di base anche alla luce della pandemia.
27 aprile 2021

Questo contributo fa parte di un ciclo di riflessioni sviluppate nell’ambito del laboratorio Smart Working promosso dal Consorzio sociale CS&L di Cavenago Brianza (MB). Condotto da Giulia Bertone, Graziano Maino e Maria Giovanna Salaris, il laboratorio mira a definire regolamenti aziendali per introdurre modalità di lavoro agile, adeguati all’assetto delle cooperative partecipanti. Questa è la seconda puntata; qui è possibile leggere la prima dedicata agli spunti operativi per lavorare smart.



L’emergenza sanitaria dura ormai da più di un anno e non è chiaro per quanto tempo e in che forme proseguirà. Sperabilmente torneremo a condizioni meno restrittive - a una “nuova normalità” - con l’autunno 2021. Nel frattempo, mentre continuiamo a lavorare alternando forme in presenza e forme da remoto (Basso e Formai, 2021), adattandoci all'evolvere della pandemia, possiamo investire energie nel prepararci a condizioni che in parte possiamo prefigurare e in parte possiamo costruire. E se vogliamo che l’espressione “nuova normalità” non sia una battuta scaramantica, possiamo fare tesoro delle soluzioni di lavoro da remoto adottate, per ricavare indicazioni operative da consolidare e per individuare lacune da colmare.

Come segnalava Tiziano Treu (2020), proprio a partire dallo smart working in emergenza sono allo studio nuove regole che non dovranno intervenire frettolosamente - con il rischio di impedire o ostacolare lo sviluppo del lavoro agile - ma, sulla base degli aspetti e delle esperienze positive raccolte, dovranno consentire al legislatore di intervenire, rivedere e migliorare la normativa esistente. Le nostre organizzazioni cambiano e noi con loro: stiamo facendo progressi notevoli nell’utilizzare le tecnologie e nell’immaginare modalità di convivenza lavorativa e sociale che mettano a frutto le potenzialità che il digitale rende disponibili. Insieme alle preoccupazioni per il lavoro, per l’ambiente, per i divari sociali ed economici, cogliamo segnali di speranza e di una nuova determinazione a collaborare e a creare condizioni di socialità negli ambienti di lavoro (Bentivogli, 2020).


Attuale normativa di riferimento

Va premesso che il lavoro agile così come praticato nella fase emergenziale presenta delle differenze rispetto alla disciplina prevista dalla legge 81/2017, differenze che riguardano principalmente il luogo di svolgimento dell’attività lavorativa e le modalità di instaurazione del rapporto di smart working. Durante l’emergenza sanitaria, infatti, a causa delle limitazioni alla mobilità, il lavoratore sta svolgendo le sue mansioni prevalentemente presso la propria abitazione.

Lo smart working tende così ad assomigliare al telelavoro (vedi infra), ma la legge 81/2017 oltre a prevedere l’alternanza tra momenti di lavoro in modalità agile e momenti in presenza del lavoratore presso l’azienda, consente al lavoratore agile di svolgere la sua mansione in luoghi diversi dalla propria casa. Anche l’instaurazione del rapporto di lavoro in modalità agile, che la legge prevede sia l’esito di un accordo tra datore di lavoro e lavoratore, durante la pandemia è stato spesso disposto unilateralmente dal datore di lavoro per ragioni di salute pubblica. In sostanza, mentre la legge 81/2017 aveva quale obiettivo quello di incrementare la competitività e agevolare la conciliazione tra tempi di vita e di lavoro, con la pandemia l’obiettivo principale dello smart working è stato quello di ridurre la circolazione delle persone per evitare l’aumento dei contagi e la diffusione del virus.

Definizioni e principi

La disciplina del lavoro agile è contenuta nel Capo II della Legge 81/2017 recante “Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato” (articoli 18-24), e può essere applicato sia alle aziende pubbliche che private. La normativa definisce il lavoro agile come una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato, che introduce modalità flessibili per la prestazione lavorativa al di fuori della sede aziendale, con lo scopo di incrementare la competitività e di agevolare la conciliazione tra tempi di vita e di lavoro. Anche per quest’ultimo motivo la norma prevede espressamente che i datori di lavoro dovranno riconoscere priorità alle richieste di smart work formulate dalle lavoratrici nei tre anni successivi alla conclusione del periodo di congedo di maternità (previsto dall'articolo 16 del testo unico delle disposizioni legislative in materia di tutela e sostegno della maternità e della paternità, di cui al decreto legislativo 151/2001), o dai lavoratori con figli in condizioni di disabilità (ai sensi dell'articolo 3, comma 3, della legge 104/1992).

Elementi caratterizzanti il lavoro agile

Il lavoro agile è caratterizzato da alcuni elementi fondamentali:

  • la modalità di lavoro viene stabilita mediante un accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi;
  • l’assenza di vincoli di orario o di luogo di lavoro (senza che ciò comporti maggiori carichi di lavoro);
  • la possibilità di essere svolto nel luogo identificato dal lavoratore (non necessariamente a casa);
  • il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa.

Si tratta, in sostanza, di una modalità di lavoro fondata essenzialmente sui principi di:

  • flessibilità;
  • autonomia;
  • responsabilità;
  • utilizzo di tecnologie digitali a supporto del lavoro.

Rispetto al lavoratore che svolge la sua prestazione con modalità ordinaria, il lavoratore agile ha, infatti, una maggiore flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari, degli strumenti di lavoro, ai quali corrisponde, di contro, una maggiore responsabilizzazione sui risultati.

Il lavoro agile non va confuso con il telelavoro (che si basa, in genere, sul fatto che il lavoratore abbia un’unica postazione fissa, dislocata in un luogo diverso dall’azienda, che può anche coincidere con l’abitazione del lavoratore o un hub aziendale). Non si tratta di un nuovo tipo di contratto di lavoro, ma di una diversa modalità di svolgere la prestazione lavorativa. Non si tratta di una forma di lavoro autonomo e non è una nuova forma di Welfare aziendale.


Accordo individuale: struttura e contenuti

Lo strumento essenziale per regolare il rapporto di lavoro agile è l’accordo individuale. Il lavoro agile, come previsto dalla legge 81/2017, si instaura attraverso un accordo tra lavoratore e datore di lavoro e non può essere imposto.

La stipula dell’accordo

Per la sua stipulazione, la norma (art. 19) prevede la redazione di un atto scritto ai fini probatori e della regolarità amministrativa. L’accordo individuale, che si ricorda non modifica il contratto di lavoro subordinato, deve disciplinare:

  • la durata della prestazione in modalità agile (a tempo determinato o indeterminato)
  • la retribuzione -trattamento economico-
  • il luogo della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali;
  • l’orario di lavoro,
  • i tempi di riposo del lavoratore e le misure tecniche e organizzative necessarie per assicurare la disconnessione del lavoratore;
  • gli strumenti utilizzati dal lavoratore;
  • le condotte del dipendente che possono comportare richiami disciplinari;
  • le forme di esercizio del potere direttivo e di controllo del datore di lavoro;
  • il recesso.

Durata dell’accordo

La modalità di lavoro agile, che può essere applicata sia al contratto di lavoro a tempo indeterminato che a quello a tempo determinato, può essere a sua volta a tempo indeterminato oppure a tempo determinato. Se svolta per un tempo determinato, può, con l’accordo delle parti, essere prorogata.

Trattamento economico

Il lavoratore in regime di smart working ha diritto allo stesso trattamento economico e normativo in vigore per il personale con mansioni equivalenti che presta la propria attività con la modalità ordinaria. Il lavoro agile non incide quindi sulla natura giuridica del rapporto di lavoro subordinato in atto. Pertanto per lo smart worker l’inquadramento contrattuale, la retribuzione e le mansioni sono quelle già specificate nel contratto di assunzione.

Recentemente è stata posta l’attenzione sui buoni pasto (ticket restaurant) ovvero è stato chiesto se il buono pasto spetti o meno al lavoratore smart. Con riferimento al buono pasto è necessario distinguere l’ipotesi in cui sia un benefit, cioè non un elemento della retribuzione, dall’ipotesi in cui il contratto collettivo nazionale o la contrattazione di secondo livello prevedano la presenza in busta paga del buono pasto. Se il buono pasto non è un elemento della retribuzione si ritiene che la sua corresponsione al lavoratore non sia obbligatoria per il datore di lavoro; pertanto nel caso di lavoratore in modalità agile, sarà il datore a decidere se erogare il buono oppure no. Nel caso in cui, invece, sia il contratto collettivo nazionale o la contrattazione di secondo livello a prevedere la presenza in busta paga del buono pasto, le aziende saranno tenute a garantirne l'erogazione anche ai lavoratori in modalità agile; in questa ipotesi infatti il buono pasto assume un effettivo carattere retributivo.

Anche il lavoro straordinario, prestato in prolungamento dell'orario lavorativo normale, è un tema che ha interessato gli smart worker. L’articolo 18 della legge 81/2017 stabilisce che l’attività lavorativa debba essere svolta nel rispetto dei limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale, stabiliti dalla legge e dalla contrattazione collettiva; il lavoratore agile pertanto non dovrebbe prolungare il suo orario di lavoro oltre quello stabilito. Tuttavia non è escluso che datore di lavoro e lavoratore possano disciplinare, nell’accordo individuale, il ricorso al lavoro straordinario. L’accordo, nel garantire al lavoratore il diritto alla disconnessione, consentirà al datore di lavoro una corretta modalità di rilevazione degli eventuali straordinari.

Luogo della prestazione lavorativa

Durante lo smart working la prestazione lavorativa viene eseguita senza precisi vincoli di luogo di lavoro, in parte all’interno e in parte all’esterno dei locali aziendali e senza una postazione fissa. Poiché la scelta del luogo di lavoro viene lasciata alla libera autodeterminazione del lavoratore è fondamentale individuare un posto che tenga conto della normativa riguardante la salute e sicurezza del lavoratore. A questo proposito diventa importante la formazione del lavoratore e l’informativa che dovrà essergli consegnata; il dipendente dovrà essere responsabilizzato e reso consapevole della sicurezza connessa ai luoghi in cui svolge la propria attività e in grado quindi di riconoscere l’eventuale presenza di rischi lavorativi nel luogo prescelto.

Orario di lavoro

Il lavoro agile è svolto, di norma, senza precisi vincoli di orario; l’unico limite è che l’orario non sia superiore a quello massimo giornaliero e settimanale previsto dalla legge, dalla contrattazione collettiva o dagli accordi di secondo livello. Le parti possono concordare fasce orarie di rintracciabilità, oppure orari precisi in cui il lavoratore dovrà essere connesso, ciò in relazione alla particolarità dell’attività svolta.

Tempi di riposo e diritto alla disconnessione

Nell’accordo devono essere individuati i tempi di riposo del lavoratore (si veda il decreto legislativo 66/2003) e le misure che possano consentire la disconnessione (recentemente: Risoluzione del Parlamento europeo del 21.01.2021 recante raccomandazioni alla Commissione sul diritto alla disconnessione). La possibilità di disconnettersi è un diritto del lavoratore, ma è anche un dovere che ha come fine la tutela della sua salute psico-fisica. La disconnessione oltre a permettere al lavoratore di usufruire correttamente dei periodi di riposo, consente, al datore di lavoro, una corretta misurazione del tempo lavorato.

Dotazioni, strumenti e tecnologie

La norma non obbliga il datore di lavoro a fornire gli strumenti tecnologici per la prestazione lavorativa da remoto, ma nel caso in cui sia il datore di lavoro a fornire la strumentazione, egli sarà responsabile della sicurezza e del buon funzionamento della stessa. Il lavoratore, dal canto suo, dovrà utilizzare gli strumenti forniti utilizzando la dovuta diligenza e sarà responsabile personalmente della loro sicurezza, custodia e conservazione in buono stato e altresì rispettare le direttive inerenti la privacy imposte dall’azienda. Il lavoratore potrebbe essere autorizzato ad utilizzare strumenti già in suo possesso (smartphone, tablet, tavolette grafiche, cuffie, microfoni, videocamere) sarà in ogni caso necessario fornire, mediante l’accordo individuale, chiare istruzioni sul loro utilizzo (rispetto delle disposizioni riguardanti la privacy, l’utilizzo di software con regolare licenza, password dedicata alla sezione lavoro). Con riferimento alla connessione alla rete, spesso viene utilizzata quella del lavoratore, anche in questo caso l’accordo individuale potrà specificare modalità e eventuali rimborsi.

Potere disciplinare

La norma delega all’accordo individuale la disciplina che regola le condotte che danno luogo all’applicazione delle sanzioni disciplinari connesse all’esecuzione della prestazione lavorativa svolta all’esterno dei locali aziendali. Le infrazioni tipicamente prese in considerazione dalla contrattazione collettiva, infatti, spesso non sono compatibili con le possibili infrazioni che possono essere commesse durante la prestazione esterna, sarà quindi necessario individuarle specificamente nell’accordo e quindi istruire il lavoratore affinché non ponga in essere tali specifiche mancanze che potrebbero comportare l’applicazione di una sanzione disciplinare.

Potere direttivo e di controllo del datore di lavoro

Nello smart working la norma prevede che il potere direttivo del datore di lavoro venga esercitato attraverso forme di organizzazione per fasi, cicli o obiettivi; pertanto sarà l’accordo tra datore di lavoro e lavoratore il luogo in cui (esplicitando il potere direttivo) verranno fornite indicazioni puntuali relative al compito o ai compiti da svolgere, l'oggetto dell'attività lavorativa richiesta e i momenti in cui di volta in volta verranno impartite direttive, offerto supporto, assicurato il coordinamento. Anche con riferimento all’esercizio del potere di controllo del datore di lavoro, sarà l’accordo a individuare le modalità; unico vincolo è il rispetto delle previsioni di cui all’articolo 4 della legge 300/1970. Il datore di lavoro, nel rispetto delle disposizioni riguardanti la privacy, potrà effettuare controlli a distanza sul lavoratore agile, ma dovrà fornire una precisa informativa sulla modalità di svolgimento dei controlli e sulla modalità d’uso degli strumenti di controllo.

Recesso

Il lavoratore può recedere dalla modalità lavorativa agile senza nessuna ripercussione. Se la prestazione lavorativa in modalità agile è resa a tempo indeterminato il recesso può avvenire dando un preavviso non inferiore a trenta giorni (non inferiore a novanta giorni nel caso di lavoratori con disabilità ai sensi dell’articolo 1 della legge 68/1999) oppure, in caso di giustificato motivo il recesso può avvenire senza alcun preavviso. Se invece la prestazione lavorativa in modalità agile è a tempo determinato il recesso è consentito, prima della scadenza, in caso di giustificato motivo.

Sicurezza sul lavoro e formazione

L’articolo 22 della legge 81/2017 prevede espressamente che il datore di lavoro garantisca la salute e sicurezza del lavoratore anche quando il lavoratore svolge la sua mansione in modalità agile, per attuare ciò dovrà, con cadenza almeno annuale, consegnare al lavoratore e agli RLS (rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza) un’informativa scritta nella quale vengono individuati i rischi generali e specifici connessi alla modalità di lavoro agile (Holtermann 2017). Questo perché può essere difficile per il datore di lavoro individuare i rischi connessi all’attività di smart working, in quanto il lavoro agile viene svolto in locali che non rientrano nell’ambito degli spazi sottoposti direttamente al controllo dell’azienda o perché il lavoratore è connesso a strumenti non nella disponibilità del datore di lavoro.

In questi casi è proprio il lavoratore che può avere una maggiore contezza degli eventuali rischi, perché conosce e può organizzare il proprio spazio di lavoro, anche rilevando i mancati incidenti come suggerisce la recente linea guida di INAIL (Guercio et al. 2021). Il lavoratore pertanto dovrà cooperare con il datore di lavoro nell’attuare delle misure di prevenzione e per fare ciò dovrà essere messo in grado di riconoscere l’eventuale presenza di un rischio (Menduto 2020). Quindi, perché la prevenzione e l’impegno a collaborare siano effettivi diviene fondamentale la formazione e l’informazione specifica del lavoratore stesso, così da renderlo non solo formalmente edotto dei rischi che corre, ma anche pienamente consapevole dei rischi ai quali va incontro.

La formazione, dunque, costituisce un elemento essenziale per garantire la sicurezza nel lavoro agile. Gli smart worker hanno diritto alla tutela prevista in caso di infortuni e malattie professionali dipendenti dai rischi connessi alla prestazione lavorativa resa all’esterno dei locali aziendali ed hanno altresì diritto alla tutela contro gli infortuni occorsi nel normale tragitto tra l’abitazione ed il luogo prescelto per svolgere la propria attività all’esterno dei locali aziendali; l'INAIL nella circolare n. 48/2017 ha fornito le prime istruzioni operative.

Comunicazione dell’accordo

Una volta sottoscritto l’accordo individuale, il datore di lavoro dovrà effettuare la comunicazione prevista dall’articolo 23 legge 81/2017, attraverso l'apposita piattaforma informatica messa a disposizione sul portale dei servizi del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali (sito www.cliclavoro.it).


Qualche consiglio conclusivo

Come abbiamo ricordato le normative, le disposizioni applicative e conseguentemente la modulistica cambiano. Per tale ragione conviene identificare i siti da seguire per rimanere aggiornati (ad esempio: INAIL, Punto sicuro, Lavorosì, Lavoce.it, Anpal), ma è anche opportuno chiedere allo studio di consulenza del lavoro al quale ci si riferisce di venire aggiornati circa le novità normative. Inoltre vale la pena mantenersi aggiornati circa le opportunità di finanziamento che stanno accompagnando le attuali modalità di lavoro da remoto e che accompagneranno i processi di consolidamento successivi alla fase emergenziale.

Insieme ad uno sforzo per mantenersi aggiornati crediamo sia poi necessario fare uno sforzo per condividere, nel gruppo dirigente e nella compagine dei lavoratori e delle lavoratrici, le disposizioni e gli obiettivi delle normative di riferimento, sia attraverso momenti promossi dalla direzione e dalle rappresentanze sindacali, sia in occasione dei momenti formativi in ambito salute e sicurezza. Resta poi essenziale individuare, esplicitare e condividere gli obiettivi aziendali che ci si propone di raggiungere con l'introduzione dello smart working.


Riferimenti e materiali per approfondire

 


Spunti operativi per lavorare smart

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