La partecipazione dopo la partecipazione

Cosa fare dopo un evento partecipativo per dare continuità al coinvolgimento? Dopo ogni iniziativa si apre l’opportunità di consolidare relazioni e mantenere attiva la partecipazione. In questo contributo esploriamo le azioni che si possono intraprendere per rafforzare l’ingaggio e amplificare l’impatto della partecipazione.

Ritrovarsi e fare il punto

Come emerge dallo schema proposto nell’immagine sottostante, che fa da guida a tutto il ragionamento di seguito proposto, la cosa centrale da fare dopo un evento o una iniziativa partecipativa è ritrovarsi e fare il punto. È infatti utile riunire chi ha promosso e chi ha facilitato, coinvolgendo, se possibile, anche chi ha contribuito alla realizzazione. Può bastare un momento di lavoro online, anche breve, ma è importante non rinunciare a questo momento e non lasciarselo sfuggire. Per essere efficaci conviene prepararsi, ragionando in termini retrospettivi (come è andata?) e in termini prospettici (cosa dobbiamo/possiamo fare adesso?).

Far tesoro di risultati e apprendimenti

Delineato questo perimetro, è importante per far tesoro di apprendimenti fatti e/o risultati raggiunti durante l’evento, facendo riferimento a tre concetti chiave: aggregare, analizzare e archiviare. Vediamo come.

Aggregare proposte e indicazioni

Idee, contributi e materiali raccolti durante i momenti partecipativi sono un risultato fondamentale della partecipazione. Questi materiali vanno organizzati e resi disponibili in un documento accessibile al pubblico e ai partecipanti: per questo è essenziale riorganizzare quanto emerso dai gruppi di lavoro, nei laboratori e dalle discussioni e trasformare i diversi contenuti in un documento, nel rispetto degli accordi presi nei gruppi di lavoro e nelle plenarie.

Si tratta di predisporre un documento chiaro, aperto a integrazioni e facilmente riutilizzabile. Le piattaforme digitali, utilizzate per supportare e documentare i processi partecipativi, possono facilitare il riordino dei contributi emersi dal confronto, valorizzando i risultati e garantendo trasparenza nella diffusione degli output.

Analizzare modalità di coinvolgimento proposte

Riesaminare un’esperienza partecipativa fornisce indicazioni metodologiche e operative. Oltre ad analizzare le idee emerse e le proposte avanzate, è importante riflettere sulle modalità di coinvolgimento. La valutazione è utile per comprendere se il percorso ha consentito di ascoltare e consultare i diversi soggetti interessati; se le tecniche e gli approcci utilizzati sono stati efficaci nel dare voce a tutti i partecipanti; se le modalità di facilitazione hanno creato le condizioni per raccogliere contributi significativi.

Allo scopo di rendere la valutazione produttiva è utile preparare il confronto attraverso una scheda che consenta di raccogliere feedback dal gruppo promotore e condividere i risultati attraverso report sintetici¹. È utile considerare sia i successi che le difficoltà, individuando cosa ha funzionato e cosa migliorare. Il gruppo di regia deve riesaminare l’intero percorso, ponendosi domande chiave: il processo ha coinvolto efficacemente i partecipanti? Le strategie di comunicazione sono state adeguate? Ci sono stati ostacoli da cui trarre insegnamenti?

La valutazione può fornire spunti preziosi per migliorare future iniziative e il confronto interno al gruppo di regia rafforza le competenze per accompagnare la partecipazione. Inoltre, analizzare i processi partecipativi rafforza la capacità di coinvolgere le comunità in modo inclusivo e produttivo.

Archiviare per documentare

Al termine dei processi partecipativi, spesso si trascurano la raccolta e la catalogazione di scelte organizzative, attività svolte ed esiti prodotti. La mancata conservazione di locandine, documenti, verbali e materiali utilizzati rende molte iniziative irrintracciabili e, col tempo, dimenticate. Come se non bastasse, la mancata documentazione dei materiali impedisce di valorizzare il lavoro svolto, lo sforzo di coinvolgimento e le strategie adottate per attivare la partecipazione e la consultazione. È fondamentale riservare risorse alla documentazione e alla tracciabilità dei processi partecipativi. Tenere traccia di ciò che è stato fatto (e di come è stato fatto) consente di costruire una base di conoscenza utile non solo per valutare l’impatto delle iniziative, ma anche per pianificare future attività in modo più efficace.

L’uso di una piattaforma digitale come Decidim per supportare la realizzazione di processi partecipativi consente di archiviare in modo ordinato e cronologico tutte le informazioni rilevanti: cosa è stato fatto, come e dove è stato fatto, chi è stato invitato e chi ha partecipato, quali sono gli esiti delle iniziative di partecipazione e quali azioni scaturite dalla partecipazione sono state messe in cantiere e completate². Così, nel tempo, si costruisce un archivio che documenta le iniziative, valorizza il contributo dei cittadini e rafforza il legame tra istituzioni e comunità locali.

Modulare la comunicazione per rispondere alle attese degli interlocutori

A seguire, è importante modulare la comunicazione attraverso ringraziamenti a chi ha partecipato e contributo all’evento, dando visibilità a quanto accaduto attraverso il racconto della partecipazione e offrendo il “diritto al seguito” ai partecipanti.

Ringraziare chi ha partecipato e contribuito

I ringraziamenti a chi ha preso parte alle iniziative partecipative, a chi ha contribuito alla loro realizzazione (colleghi, volontari, sponsor, co-promotori), a chi le ha sostenute e promosse decidendo di attuarle e renderle possibili (decisori politici e tecnici) costituiscono un’attenzione dovuta, che alimenta il processo di coinvolgimento. Per questo è utile raccogliere i contatti dei partecipanti. Si tratta di dare un rapido feedback e di formulare i ringraziamenti (personalizzati e mirati, se serve) e di mandare una e-mail alle persone che si sono iscritte e che hanno partecipato al momento di confronto o all’iniziativa di partecipazione.

I ringraziamenti possono essere pubblici, adattando materiali di comunicazione utilizzati, (ad esempio trasformando la locandina di invito in una locandina di ringraziamento) e servendosi dei social (ad esempio modificando la cartolina di invito). Una locandina in spazi pubblici (comune, biblioteca, sala d’attesa di un’organizzazione) che ringrazia i partecipanti trasmette attenzione e cura delle relazioni, anche a chi non era presente. Anche i ringraziamenti personali sono importanti sia per consolidare le relazioni sia per raccogliere feedback post-iniziativa.

Raccontare per dare visibilità

Curare il racconto della partecipazione aiuta a rafforzare il senso di appartenenza e l’efficacia della partecipazione collettiva. Spesso, chi partecipa desidera sapere quali conseguenze avrà il proprio impegno e come il contributo possa alimentare una progettualità comune. Un’iniziativa di partecipazione – che sia un incontro, un ciclo di serate o un laboratorio – merita di essere raccontata e trasformata in patrimonio comune. Per questo, al termine delle attività, è importante restituire ai partecipanti ciò che è emerso: idee condivise, proposte, dialoghi e risultati. Ed è altrettanto importante rendere conto dei processi anche a chi non ha potuto esserci o a chi è scettico, perché la partecipazione per essere efficace deve essere trasparente e condivisa.

Per raccontare i processi partecipativi si possono riutilizzare i materiali di comunicazione già diffusi, ampliandone l’impatto con media locali, siti istituzionali e social (post, video, foto, storie), trasformando locandine e brochure in strumenti narrativi (come abbiamo avuto modo di dettagliare qui). Rendere visibili i risultati non solo rafforza il valore delle iniziative, ma mostra l’apertura dell’organizzazione al contesto. Curare il racconto di quanto accaduto valorizza il contributo dei partecipanti e rafforza l’immagine dell’organizzazione come realtà aperta al dialogo. Infine, raccontare e condividere quanto avvenuto consolida le relazioni con i decisori e la comunità.

Restituire esiti e impatti per rispondere al diritto al seguito

La partecipazione – se non è manipolativa – viene attivata in ambiti e su tematiche che hanno una concreta possibilità di realizzazione. Garantire un seguito alle decisioni assunte nei processi partecipativi è essenziale. Non tutte le proposte sono realizzabili, ma chi promuove la partecipazione deve farsi carico di quanto emerso. Le istituzioni o le organizzazioni coinvolte (la giunta comunale, la direzione del museo o di una biblioteca, il consiglio direttivo di una rete di organizzazioni, un’organizzazione di rappresentanza, ecc.) devono valutare le proposte e decidere quali e come tradurre in pratica. Gli esiti degli incontri partecipativi devono essere formalmente sottoposti all’attenzione degli organi decisionali competenti, che hanno il compito di esaminare quanto emerso, di decidere cosa realizzare motivando la decisione.

Non basta realizzare le proposte scaturite dai processi partecipativi: è essenziale garantire un riscontro pubblico e trasparente ai partecipanti, riconoscendo il loro “diritto al seguito”, che chi partecipa acquisisce grazie al proprio contributo al processo partecipativo. Il diritto al seguito implica l’impegno, da parte dei promotori delle iniziative, a fornire informazioni costanti sugli sviluppi realizzativi. Il diritto al seguito si traduce in una comunicazione progressiva su modalità, risorse e tempistiche di attuazione delle proposte.

Per concludere, non dimenticare di valutare e coltivare

Questo contributo ha considerato azioni diverse, volte a rafforzare il coinvolgimento e trasformare la partecipazione in un patrimonio, per chi ha promosso e per chi ha partecipato. Da un lato, è essenziale valutare l’esperienza partecipativa: riorganizzare e analizzare i risultati, riflettere sulle modalità di ingaggio adottate e documentare le esperienze. Dall’altro è importante coltivare le relazioni con gli interlocutori: ringraziando chi ha contribuito, raccogliendo feedback, raccontando l’evento per valorizzarlo e informando sulle realizzazioni delle idee e delle proposte scaturite dalla partecipazione.

1. Per approfondire si veda: Weick K.E. e Sutcliffe K.M. (2009), Governare l’inatteso. Organizzazioni capaci di affrontare le crisi con successo, Raffaello Cortina Editore.
2. Il funzionamento di Decidim può essere approfondito in Comunità di pratica. Una guida per partecipare, innovare, trasformare, pubblicazione curata da Pares e Secondo Welfare, nella sezione “Costruire habitat digitali produttivi e collaborativi: la piattaforma Decidim” curata da Giulia Bertone.