Comunicare per coinvolgere in ambito socio-culturale

L’ingaggio in processi partecipativi prima e il coinvolgimento poi non sono risultati facili da raggiungere. Non sempre sono chiare le intenzioni che muovono agenzie culturali, come biblioteche e musei, a proporre di aderire a processi partecipativi. In generale infatti l’aspettativa più diffusa è quella di prendere parte a proposte culturali in posizione di fruitori, ma ci sarebbe molto di più su cui ragionare.

Quando un’agenzia culturale locale si mette all’opera per promuovere attività partecipative deve innanzitutto chiarire l’obiettivo della richiesta di disponibilità e impegno. In questo senso è dunque necessario comunicare immediatamente se l’obiettivo è quello di raccogliere idee (consultare), sviluppare proposte (co-ideare), immaginare attività da svolgere insieme (coinvolgere), impegnarsi in un percorso per costruire in modo partecipato un piano di attività (pianificazione partecipata), raccogliere feedback (co-valutare), o ancora promuovere insieme iniziative o eventi.

Insomma la chiarezza delle intenzioni è un ingrediente essenziale nella comunicazione che mira al coinvolgimento. Insieme alla chiarezza negli obiettivi della proposta esplicita altri due fattori giocano un ruolo non trascurabile nel rendere attrattive le proposte di partecipazione: la rilevanza nell’immaginario delle istituzioni culturali e il coinvolgimento mirato e capillare.

Promuovere a tutto campo

Biblioteche e musei sono presenti nell’immaginario sociale generale come luoghi importanti, ma spesso la loro immagine di istituzioni locali dalle molteplici opportunità non viene promossa. Si tratta di dire, ricordare, raccontare che musei e biblioteche sono spazi interessanti, belli, curati, godibili (naturalmente quando ciò è vero e vuole essere vero). Si tratta di ricordare che musei e biblioteche sono poli di incontro e di aggregazione e sono piattaforme che rendono accessibile la conoscenza, producono cultura e offrono luoghi fisici e virtuali per attività innovative o tradizionali, luoghi che consentono di rilassarsi e di ricaricarsi, di ascoltare, guardare, fare cose interessanti, di divertirsi e di confrontarsi, di passare il tempo in tranquillità.

Tuttavia la promozione del museo in sé o della biblioteca in sé non sempre viene curata. Musei e biblioteche locali non sempre si valorizzano: sono piuttosto contenitori, amplificatori dinamici di attività, iniziative e eventi organizzati che vi vengono ospitati. Più raramente valorizzano la propria specificità, il loro essere agenzie culturali aperte alla comunità e a svariati pubblici. E non promuovendosi in quanto agenzie culturali, faticano a far crescere i propri fruitori.

Si potrebbe obiettare che promuovere un museo, una biblioteca, uno spazio culturale locale è complesso, ma forse non è così difficile. Un centro culturale o una galleria d’arte di comunità possono diventare spazi interessanti, da promuovere nei modi più diversi. A partire dalla cura nel fornire le informazioni pratiche utili, rendendo ad esempio disponibili con facilità gli orari – non quelli ufficiali, ma quelli effettivi e aggiornati. Anche valorizzare le comodità e le opportunità offerte, che devono essere comunicate per cogliere gli interessi dei fruitori, è un’accortezza da non trascurare. Si tratta di identificare gli aspetti apprezzabili e di raccontarli, con semplicità, ma soprattutto con continuità.

Non valorizzare adeguatamente questi aspetti induce a pensare che non sia stata fatta una ricognizione del proprio potenziale attrattivo. Non si tratta di promettere quello che non si può mantenere, ma di mettere in primo ciò che già viene concretamente offerto:

• spazi accoglienti, rilassanti, capaci di promuovere benessere e attività interessanti;
• iniziative rivolte a interessi diversi;
• libri: una vasta selezione di generi, per tutti i gusti, per grandi e piccoli;
• incontri, eventi, iniziative, attività, laboratori, musica e film;
• spazi di studio e lavoro: tavoli, sedie e poltrone comode;
• giornali e riviste: da leggere in un ambiente raccolto;
• accesso a internet: spesso con computer e stampanti a disposizione;
• silenzio e tranquillità: un luogo per leggere, studiare o rilassarsi;
• nuove opportunità per ritrovarsi e per incontrare persone conosciute o per fare nuove conoscenze, a partire da interessi comuni;
• iniziative e movimento che spezzano e rallegrano le giornate;
• specificità uniche: ogni biblioteca, ogni museo, ogni spazio culturale ha caratteristiche che la rendono speciale.

Questi e altri elementi – di volta in volta peculiari e raccontati con passione – contribuiscono a rendere musei, biblioteche, spazi culturali di piccoli centri o di quartiere luoghi unici e fondamentali per la comunità. Promuoverli non significa solo valorizzare le attività organizzate, ma anche far scoprire a un pubblico più ampio il loro potenziale come spazi vivi e accessibili. E questo non è affatto poco. In particolare se si vogliono proporre poi iniziative partecipate.

Coinvolgere in modo mirato: esempi concreti

Insieme alla comunicazione a tutto campo, è importante curare la comunicazione mirata. Per la specifica occasione, iniziativa, proposta partecipativa. E per coinvolgere in modo mirato le agenzie culturali locali hanno a disposizione una pluralità di canali: social, mailing list, bollettini locali, gruppi whatsapp, locandine, siti, ecc. Una varietà di opportunità, a condizione di mettere in atto strategie mirate e sostenibili. La comunicazione che punta a coinvolgere e a ingaggiare si prefigge di raggiungere sia i destinatari della proposta partecipativa sia i soggetti che possano amplificarne la portata e supportarne la realizzazione, influendo così sulla riuscita dell’iniziativa. Facciamo qualche esempio.

Locandina/cartolina

Una locandina/cartolina autoprodotta, semplice, chiara e accattivante, con loghi e immagini che rendano riconoscibile l’iniziativa, è essenziale. Si tratta di realizzarla in diversi formati (digitali e cartacei) e di prevedere di riutilizzarla anche per i ringraziamenti e per successive iniziative.

Circuiti di rilancio

Accanto alla locandina/cartolina, è fondamentale curare i contatti diretti personali per chiedere sostegno nella divulgazione della locandina. La comunicazione che punta al coinvolgimento rappresenta infatti un’occasione per costruire alleanze, ed è già di per sé un prezioso momento partecipativo. Nel chiedere aiuto per divulgare una proposta partecipativa stiamo già costruendo coinvolgimento, ma dobbiamo fare richieste operative a coloro a cui chiediamo aiuto per amplificare gli inviti:

• chiedere supporto per esporre la locandina nei negozi del vicinato, del quartiere o del paese;
• coinvolgere rappresentanti di classe per rilanciare la locandina nei gruppi whatsapp delle scuole;
• facilitare il contatto con l’amministrazione comunale per promuovere l’evento sul sito istituzionale;
• chiedere alla parrocchia di pubblicizzare l’iniziativa sul notiziario parrocchiale;
• contattare gruppi di interesse per favorire il rilancio sui social.

Promemoria ripetuti

I rilanci e gli inviti ripetuti sono importanti. Schematicamente si può programmare una prima comunicazione con un mese – tre settimane di anticipo per presentare l’iniziativa di confronto per immaginare possibili attività, accompagnando l’invito con l’illustrazione degli obiettivi e la presentazione della metodologia partecipativa che si adotterà. Potrebbe seguire poi un secondo invito una decina di giorni prima per riepilogare le finalità dell’incontro e dare i dettagli logistici (facilitazioni per arrivo e parcheggio). Da ultimo potrebbe seguire un promemoria che informa sulla possibilità di partecipare in modo flessibile, con ingressi e uscite regolati in base ai momenti chiave delle attività partecipativa. La modulazione della promozione, gli inviti diretti e la possibilità di chiedere informazioni sono fattori che potenziano la comunicazione.

Segnalibri-invito

Distribuire semplici (essenziali o più curati) segnalibri-invito è un modo economico e facile per far circolare l’invito a prendere parte a momenti di confronto. La preparazione può essere un momento di coinvolgimento per il gruppo dei promotori dell’iniziativa e un’occasione di ingaggio. I segnalibri-invito si prestano ad essere inseriti nei libri in occasione dei prestiti, ad essere regalati all’inizio o al termine di una visita, come piccolo dono di commiato al termine di un evento.

Porta un amico/a!

Un modo efficace per favorire la partecipazione è invitare le persone a portare un amico. Inserire questa proposta nella locandina, nell’invito (“Vieni e porta un amico!”), nei post sui social o nei messaggi di promemoria trasmette diversi messaggi: apertura a nuove connessioni, accoglienza di un pubblico più ampio e coinvolgimento attivo dei partecipanti, trasformandoli in promotori dell’iniziativa. Questa piccola call to action è particolarmente efficace per incontri, laboratori e seminari, perché rafforza lo spirito di apertura e aiuta a superare l’eventuale timore di affrontare situazioni nuove. Inoltre, contribuisce a creare un ambiente più accogliente e partecipativo, aumentando le possibilità di successo dell’evento.

Promuovere, favorire, costruire partecipazione: è un lavoro paziente

Che coinvolgere sia un’attività complessa e delicata lo sappiamo e i fattori che influenzano la decisione di prendere parte a un momento di confronto sono davvero tanti: fattori ostacolanti, interferenti o concorrenti, concomitanze di eventi interessanti, condizioni metereologiche avverse, campionati europei, partite del secolo, festival canori e tanto  altro. Sappiamo di non poter vincere ma possiamo competere giocando tutte le carte che abbiamo, con ironia, astuzia e creatività. Anche perché la qualità delle nostre proposte può essere davvero attrattiva e coinvolgente e noi lo dobbiamo dire bene, curando che arrivi un messaggio forte e chiaro: partecipare è in sé un’attività culturale, divertente, appassionante e appagante.