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Smart working in azienda: calcola il tuo SmartIndex
Microsoft Italia e Variazioni lanciano il progetto per aiutare le aziende a implementare lo smart working
21 aprile 2015

Microsoft Italia e la società di consulenza Variazioni Srl hanno presentato nelle scorse settimane il progetto SmartIndex, studiato per aiutare le imprese a introdurre in azienda modalità di lavoro più flessibili in un’ottica di work-life balance. SmartIndex è uno strumento veloce, di semplice utilizzo e assolutamente anonimo che – attraverso un breve questionario – “restituisce” all’azienda una valutazione circa l’attuale capacità di implementare soluzioni di flessibilità oraria e indica le aree di intervento prioritarie. Microsoft Italia, membro del network ValoreD e azienda conosciuta per l’attenzione alle politiche di responsabilità sociale d’impresa, ha incaricato Variazioni, società di consulenza da anni impegnata non solo nello studio e implementazione di sistemi di welfare aziendale ma anche nella sensibilizzazione e formazione rispetto al tema della conciliazione vita-lavoro, di elaborare i contenuti del nuovo progetto dedicato alle aziende. Abbiamo chiesto ad Arianna Visentini, CEO di Variazioni ed esperta di work-life balance, di raccontarci come e con quali obiettivi è stato sviluppato SmartIndex.

In che cosa consiste Smartindex? Quali sono gli obiettivi?

SmartIndex è un sito web che consiste di un questionario di ventotto domande alle quali l'utente deve rispondere per ottenere un indicatore di "prontezza" all’introduzione di soluzioni di smart working nella propria azienda. Le ventotto domande sono divise in quattro aree - normativa, economica, organizzativa e culturale - che corrispondono ai quattro ambiti nei quali l'azienda deve porsi domande e successivamente intervenire. Smart Index, in sintesi, assegna all’azienda un "voto in smart working", sia generale che specifico per ciascuna area, espresso con un valore da 1 a 10.

Come è nata la collaborazione tra Microsoft Italia e Variazioni? E l'idea dello SmartIndex?

Abbiamo conosciuto Microsoft attraverso l'Associazione Valore D - per la quale organizziamo laboratori sui temi del Work-Life Balance - e siamo stati più volte a visitare l'azienda, guidate dall'efficace racconto dei protagonisti di un epocale cambiamento organizzativo: Microsoft, anche grazie al vantaggio tecnologico derivante dal suo core business, ha innovato i modelli organizzativi e di gestione del personale. Loro stessi raccontano di come sia importante sapere non tanto "dove" sono le persone quanto "se" le persone ci sono, poiché la tecnologia ci rende presenti ovunque. Le relazioni di lavoro si basano sulla fiducia e le persone vengono valutate in base ai risultati che raggiungono e non a quanto sono presenti in ufficio. Anche il layout aziendale si differenzia in base alle attività che i lavoratori devono svolgere e nelle loro sedi si alternano salette riunioni, open space, piccoli spazi telefonici e una sala "ristorante" nella quale è possibile lavorare.
E' stato quindi naturale pensare all’organizzazione di workshop e iniziative condivise nelle quali Microsoft valorizzasse le esperienze in ambito HR e le tecnologie in grado di abilitare allo smart working, e invece Variazioni portasse gli oltre dieci anni di esperienza nella consulenza e formazione ad aziende che vogliono adeguare i propri processi organizzativi alle esigenze di work-life balance delle persone. E' stato un incontro proficuo e arricchente.

Quante aziende hanno già svolto il questionario? Sono soprattutto le grandi aziende ad avvicinarsi al mondo del lavoro agile, o ci sono anche aziende più piccole?

Il questionario è stato compilato da circa 170 aziende di varie dimensioni: non sono solo le "grandi" che fanno smart working, ma anche le medie. Le micro e piccole adottano pratiche "smart" nella quotidianità, spesso senza esserne pienamente consapevoli e quindi ignorando di essere già sulla buona strada, e che potrebbero trarne ancora maggiori vantaggi.

L'analisi di queste prime risposte mostra dei risultati interessanti?

Le aziende, nel complesso, raggiungono a malapena la "sufficienza" (box 1). Il dato peggiora all'aumentare delle compilazioni: forse chi ha fatto il test per primo era effettivamente già sensibile e "pronto". Ci sono già stati alcuni contatti con i "rispondenti", che generalmente chiedono di essere accompagnati nell’adeguamento alla normativa e di supportare i propri manager con attività formative.


Box 1. La media dei “voti” ottenuti dalle aziende, in totale e per le singole aree; selezione di alcune risposte

MEDIA TOTALE: 6

AREA ECONOMICA: MEDIA 6,8
La mia azienda è sempre interessata a realizzare investimenti nell'ambito dell’innovazione organizzativa => 6,1
I lavoratori e le lavoratrici della mia azienda traggono/trarrebbero benefici economici e personali dallo smart working => 7,7

AREA NORMATIVA: MEDIA 4,9
La mia azienda conosce approfonditamente la normativa sullo smart working (IT, sicurezza, legal, privacy, ecc.) => 4,4
La mia azienda è abituata a trovare soluzioni innovative nell'organizzazione del lavoro => 5,5

AREA ORGANIZZATIVA: MEDIA 5,8
Nella mia azienda non è importante la postazione fissa e possiamo scegliere gli spazi di lavoro in base al tipo di attività che svolgiamo in un dato momento (coerentemente con un’idea di Activity Based Work) => 4,5
I lavoratori e le lavoratrici della mia azienda possono facilmente connettersi da luoghi diversi dalla sede aziendale => 6,6

AREA CULTURALE: MEDIA 5,5
Nella mia azienda la presenza fisica sul luogo di lavoro è considerata secondaria rispetto al raggiungimento degli obiettivi => 4,7
I lavoratori/lavoratrici della mia azienda sono interessati a lavorare in modalità smart working => 6,7

Cosa manca invece alle aziende che non risultano pronte per introdurre il lavoro agile?

Alcuni fattori risultano particolarmente "critici": l'area normativa e quella culturale, seguite a ruota dall'area organizzativa. Dal punto di vista normativo, le maggiori difficoltà si riscontrano nella "conoscenza della normativa" e nella questione della sicurezza: le aziende percepiscono di non avere tutti gli elementi necessari per poter rispettare il dettato legislativo, e questo si riflette su una incertezza percepita dal punto di vista del rispetto delle normative sulla sicurezza. Il fatto che qualche impresa virtuosa abbia trovato delle soluzioni quali ad esempio la stipula di assicurazioni integrative extra professionali o abbia perfezionato le procedure volte a limitare i rischi di infortunio, non è ancora considerato sufficiente per intervenire con serenità, o non è sostenibile per chi non ha risorse da poter dedicare al progetto.
Riveste un ruolo importante anche l'area culturale: si evidenzia una resistenza, soprattutto da parte del middle management, a concedere fiducia e valutare le performance dei colleghi e collaboratori in base ai risultati prescindendo da luogo e orario della prestazione. Insomma, i manager sono ancora molto legati alla presenza fisica delle persone in ufficio. Anche l'organizzazione degli spazi in ottica "Activity Based Working" è lontana da venire: le aziende si organizzano in spazi standard, che non dipendono dagli obiettivi da raggiungere in un dato momento o dal tipo di attività da svolgere.

In base alla vostra esperienza di consulenza nelle aziende, quali sono i benefici dell'introduzione del lavoro agile?

Il percorso che porta l'azienda a sperimentare e poi mettere a sistema lo smart working costringe l'organizzazione a passaggi strategici che si traducono in benefici sia per il lavoratore che per il datore di lavoro. Rispetto per esempio al caso appena citato della misurazione delle performance, lo smart working o lavoro agile richiede che il sistema di valutazione sia efficace. Le aziende più scettiche rispetto alla concessione di modalità di lavoro a distanza solitamente sono quelle nelle quali non c'è fiducia tra manager e collaboratori e non sono presenti pratiche e procedure efficienti di valutazione dei risultati. Chi introduce smart working può osservare fin da subito un cambiamento di approccio culturale basato sulla fiducia e molto spesso un incremento dei risultati di chi lavora a distanza, un miglioramento del clima, un aumento della soddisfazione dal punto di vista della conciliazione della vita privata con la vita lavorativa, un risparmio dei costi delle trasferte, e infine un potenziale contenimento dei costi del lavoro derivanti da una inclusione delle misure di flessibilità tra i benefit.

Quali sono gli step da intraprendere per le aziende interessate?

Per avviare una sperimentazione, i passaggi sono simili ma diversi in base allo stadio dal quale parte l’azienda: come dimostra la compilazione di SmartIndex, si può essere più "maturi" in un’area piuttosto che in un’altra e di conseguenza avere necessità di interventi diversi.
Solitamente per chi parte da zero o per chi intende dare un messaggio forte ai propri collaboratori è raccomandabile procedere con una survey di analisi dei bisogni o quanto meno di assessment dell'esistente. Il questionario, preceduto da focus group, restituisce informazioni importanti sulla percezione dei manager e della popolazione aziendale rispetto al lavoro a distanza, alle necessità familiari, alla compatibilità della mansione con la modalità di lavoro "smart", alla desiderabilità della soluzione, al livello di fiducia esistente, all’adeguatezza delle dotazioni tecnologiche, al livello di conoscenza delle tecnologie e così via. L'analisi è la prima fase dell'intervento vero e proprio e prepara tutti gli stakeholder a esercitare un ruolo chiave. L'analisi spesso si traduce in un driver per la realizzazione dell'intervento.
In seconda battuta è fondamentale poter contare su dotazioni tecnologiche adeguate: device portatili e connessioni di qualità sono indispensabili per fare riunioni a distanza e gestire telefonate di qualità. Il terzo step per poter avviare una sperimentazione in piena regola è la condivisione del progetto con il middle manager, la cui collaborazione diventa un elemento chiave. A questo punto, non resta che partire: tutto il resto potrà essere risolto con piccoli step successivi.
 

Riferimenti

La notizia sul sito di Microsoft Italia

Il sito di Variazioni Srl

Il sito di Microsoft Italia

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